Ofis fayllarini tartibga solish juda qiyin ish bo'lishi mumkin, ayniqsa sizda katta hajmdagi fayllar va hujjatlar bo'lsa -da, lekin bu og'riqli jarayon bo'lishi shart emas. Oldindan rejalashtirish va fayl tizimi to'g'risida qaror qabul qilish sizning fayllaringizni biznesingizga mos ravishda tartibga solishga va muhim hujjatlarni yanada samarali topishingizga yordam beradi. Fayllaringizni yaxshi tartibda saqlaganingizdan so'ng, siz fayllaringizni shunday saqlash uchun izchil tizimga rioya qilishingiz kerak.
Qadamlar
3 -usul 1: tizimni ishlab chiqish
Qadam 1. Fayl toifalarini yarating
Agar siz fayllaringizni tartiblashni xohlasangiz, birinchi navbatda, qaysi asosiy toifalarni saralash uchun ishlatishingizni hal qiling. Har xil turdagi ofislar har xil toifalarga ega bo'ladi, lekin umumiy tizim bir xil. Siz fayllarni mazmunli tarzda saralaydigan tizimni aniqlashingiz kerak.
Masalan, agar siz advokatlik idorasida ishlayotgan bo'lsangiz va mijozlar fayllarini tartibga solishingiz kerak bo'lsa, siz ularni ishning umumiy turlariga ko'ra saralashingiz mumkin: sud, sud, korporativ, ma'muriy va boshqalar
2 -qadam. Pastki toifalarni o'rnating
Har bir toifada siz pastki toifalar ro'yxatini ishlab chiqish orqali aniqroq ma'lumotga ega bo'lishingiz mumkin. Ariza berilishi kerak bo'lgan har qanday alohida qog'oz varag'i ikkita atama bilan belgilanishi mumkin - umumiy toifa va keyin pastki toifasi.
Masalan, agar siz moliyaviy masalalar bo'yicha topshirish tizimini o'rnatayotgan bo'lsangiz, sizda "Chiquvchi to'lovlar" umumiy toifasi bo'lishi mumkin, so'ngra sotuvchilar, etkazib beruvchilar, xizmatlar, professionallar va ma'muriy xarajatlar toifalari o'rnatilishi mumkin
Qadam 3. Rang kodlash tizimidan foydalaning
Bu oddiy ko'rinadi, lekin bu sizning fayllaringizni tezkor kirish uchun tartibga solishning juda samarali usuli bo'lishi mumkin. Hujjatlar tizimida nechta toifaga ega bo'lishingizni aniqlang va keyin turli xil rangdagi papkalardan foydalaning.
To'liq rangli papkalarni ishlatish o'rniga, siz oddiy manila papkalarini ishlatishingiz va rangli stikerlarni olishingiz mumkin. Keyinchalik ko'rish uchun stikerlarni yuqori varaqqa, papkaning chetiga yoki ikkalasini yopishtirishingiz mumkin
Qadam 4. Fayllarni belgilang
Sizning ofisingizdagi har bir fayl hozir aniq bo'lishi kerak. Siz har bir papkaning yorlig'iga yorliqni aniq va aniq yozishingiz kerak, shunda u qaerga tegishli ekanligini bilib olasiz. Har bir alohida papkadagi yorliq umumiy toifadan boshlanishi, so'ngra o'ziga xos kichik toifaga kirishi kerak. Masalan, sotuvchilarga to'lovlar yozilgan jildda "Chiquvchi to'lovlar / sotuvchilar" yorlig'i bo'lishi kerak.
- Har bir fayldagi teglar iloji boricha aniq va izchil chop etilishi kerak. Yorliqlarni formatlash imkonini beradigan dasturiy paketlarni osongina sotib olishingiz mumkin, shuning uchun ularni kompyuter yordamida yozib chop etishingiz mumkin.
- Agar siz yorliqlaringizni kompyuter bilan chop qilsangiz, shrift o'lchamlari va uslubiga mos kelishingiz kerak. Agar siz qo'lda chop qilsangiz, iloji boricha izchil va toza bo'lishga harakat qilishingiz kerak.
Qadam 5. Fayllarni alifbo tartibida saralash
Qachonki sizning fayl tizimingiz o'rnatilsa va siz barcha papkalarni yaratgan bo'lsangiz, ularni tartibga soling. Umumiy papkalarni alifbo tartibida saralash kerak. Har bir umumiy papkada pastki toifalar ham alifbo tartibida tartiblangan bo'lishi kerak.
Siz ba'zi ma'lumotlarni mavzu yorlig'i bo'yicha emas, balki sana bo'yicha saralashni tanlashingiz mumkin. Agar shunday bo'lsa, unda siz fayllarni oldingizda eng yangi elementlar bilan saralash va eng eskisiga ko'chirish mantiqiymi yoki yo'qligini o'zingiz hal qilishingiz kerak bo'ladi
Qadam 6. Har bir tortma tortmasida bir necha dyuym bo'sh joy qoldiring
Hujjat topshirish tizimini o'rnatayotganda, fayllar o'sishi uchun joy qoldirish kerak. Vaqt o'tishi bilan siz, shubhasiz, har bir papkaga qo'shish uchun ko'proq qog'oz olasiz. Fayllarni kengaytirish uchun joy qoldiring. Aks holda, sizga joy ochish uchun keyinchalik butun bo'limlarni yoki fayl tortmalarini ko'chirish qiyin bo'ladi.
3 -usul 2: tartibsiz fayllarni saralash
Qadam 1. Ariza berishga muhtoj bo'lgan barcha materiallarni to'plang
Agar siz uyushmagan va tartibsiz bo'lgan hujjatlar to'plamidan boshlasangiz, avval qog'ozlarni yig'ishdan boshlashingiz kerak bo'ladi. Ish joyini toping va hamma narsani bir to'plamda to'plang. Shundan so'ng siz tashkil qilish ustida ishlashingiz mumkin bo'ladi.
Qadam 2. Qog'ozlarni "harakat" va "topshirish" uchun ikki guruhga ajrating
"Birinchi qadam sifatida siz darhol harakat qilishni talab qiladigan hamma narsaga papka yoki qoziq yasashingiz kerak. Bu hujjatlar topshirilmasligi kerak, aks holda siz bajarilishi kerak bo'lgan ishni bajarishni eslay olmaysiz. Tez orada ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan "harakat" papkasini chetga surib qo'ying. Keyin qolgan hujjatlarni to'plashni davom eting.
"Amallar" faylini tashkil qiling. Zudlik bilan hal qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarni siz bajarishingiz kerak bo'lgan ishlarga qarab kichik guruhlarga ajratish kerak. Masalan, qo'ng'iroq qilish, yozish, etkazib berish va to'lash kabi kichik toifalarni o'rnating
MUXTISH MASLAHAT
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
3 -qadam. Har bir qog'ozni bir marta oling
Siz topshirayotgan bo'sh qog'ozlarni saralashda, ularni ko'rib chiqayotganingizda har biri to'g'risida qaror qabul qiling. Qog'ozni oling, uni o'qing, ariza berish tizimida qaysi toifaga va qaysi toifaga tegishli ekanligini aniqlang va keyin uni qo'ying. Shu tarzda ishlash sizga hujjat topshirishda izchillik bilan yordam beradi va har bir element bilan faqat bir marta ishlash orqali vaqtni tejashga yordam beradi.
Har bir elementni ko'rib chiqayotganda, uni saqlash kerakmi yoki yo'qligini aniqlash kerak. Agar qog'oz allaqachon ko'rib chiqilgan va siz yozib olish uchun kerak bo'lmagan narsa bo'lsa, uni topshirishdan ko'ra, uni tashlab yuborishni o'ylab ko'ring
4 -qadam. Har bir elementni oching
Sizda mavjud bo'lgan qog'ozlarning aksariyati, ehtimol, yozishmalarda kelgan bo'lishi mumkin va, ehtimol, konvertda o'ralgan va o'ralgan bo'lishi mumkin. Qog'ozlarni konvertlardan olib tashlang, tekis oching va keyin faylni qo'ying. Har bir qog'ozni shu tarzda to'ldirish sizning papkalarni fayllar tortmasiga bir xil joylashishiga yordam beradi, buklangan qog'ozlar yig'iladigan joyni bo'rttirmaydi.
- Har qanday konvertni saqlash kerakmi yoki yo'qligini hal qiling. Ko'pgina hollarda, konvertlar keraksiz va ularni tashlab yuborish mumkin. Ammo, agar sizga etkazib berish yoki pochta markasining isboti kerak bo'lishi mumkin deb hisoblasangiz, konvertni qog'ozga mahkamlab, birga saqlang.
- Bir nechta qog'oz bir -biriga yopishtirilishi kerak. Bu narsalarning ajralishiga yoki yo'qolishiga yo'l qo'ymaydi. Zımbalar qog'oz qisqichlarga qaraganda afzalroqdir, chunki (a) ular fayllarga bir tekis joylashadi va (b) ular siljish muammosiga ega emas.
3 -usul 3: fayllaringizni saqlash
Qadam 1. "Fayl berish" savatidan foydalaning
Sizning ofisingizga yangi yozishmalar kirganda yoki yangi hujjatlar tuzilganda, siz uni darhol topshira olmasligingiz mumkin. Iloji bo'lsa, topshirilishi kerak bo'lgan hamma narsani bitta joyga joylashtirishingiz kerak. Ish stolidagi "Fayl berish" deb nomlangan savat - bu tayyor bo'lgunga qadar bu qog'ozlarni chetga surib qo'yishning yaxshi usuli.
2 -qadam. Hujjatlar bilan ishlash uchun izchil vaqtni belgilang
Iloji bo'lsa, har kuni yoki haftada izchil vaqtni belgilang, shunda siz yangi hujjatlar topshirishingiz mumkin. Agar siz fayllarni topshirishni odatiy ish qismiga aylantirsangiz, unga rioya qilish ehtimoli ko'proq.
- Masalan, siz har kungi hujjatlarni topshirish uchun oxirgi yarim soatni ajratishingiz mumkin. Agar bu vaqt etarli bo'lmasa, siz har kuni ikki marta, tushlik qilishdan oldin, keyin esa bir kun ketishdan oldin, hujjatlarni topshirishga harakat qilishingiz mumkin.
- Muvaffaqiyat kaliti - bu izchillik va takrorlash.
Qadam 3. Fayllarga kira oladigan boshqalar tizimni tushunishiga ishonch hosil qiling
Agar siz fayllaringizni ishlatadigan yagona odam bo'lsangiz, unda siz o'zingiz yaratgan tartibni osonlik bilan saqlab qolishingiz kerak. Ammo, agar sizning fayllaringizdagi hujjatlarni boshqa odamlar ishlatishi kerak bo'lsa, ular siz yaratgan tizimni tushunishi va unga amal qilishiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Agar hujjatlar noto'g'ri tuzilgan bo'lsa va noto'g'ri papkalarga joylashtirilsa, topshirish tizimini o'rnatish foydali bo'lmaydi.
Agar siz ofisingizda kimgadir kerak bo'ladigan biror narsani olishni taklif qilsangiz va undan hamma narsani to'g'ridan -to'g'ri sizga qaytarib berishni so'rasangiz, bu yanada samarali va samaraliroq bo'lishi mumkin. Keyin hamma narsa to'g'ri to'ldirilganligiga amin bo'lishingiz mumkin
Qadam 4. Hayotiy hujjatlarni xavfsiz joyda saqlang
Ba'zi maxsus materiallarni alohida, maxsus joylarda saqlash kerak bo'lishi mumkin. Masalan, ba'zi qog'ozlarni seyfda yoki yong'inga qarshi qulf qutisida saqlash kerak bo'lishi mumkin. Hatto ba'zi materiallarni saytdan tashqarida, bank seyfida yoki kompaniyangiz advokatining ofisida saqlashingiz kerak bo'lishi mumkin.
5 -qadam. Fayllaringizni muntazam ko'rib chiqing
Yiliga kamida bir marta yoki kerak bo'lganda tez -tez fayllaringizni ko'rib chiqish uchun vaqt ajratishingiz kerak. Ushbu ko'rib chiqishning maqsadi-tashlab yuboriladigan yoki boshqa omborga ko'chirilishi mumkin bo'lgan hujjatlar yoki butun papkalar bor yoki yo'qligini hal qilish. Agar biror narsaga hech qachon ehtiyoj qolmasa, uni tashlab yuborish kerak. Agar siz uni muntazam ravishda ishlatishni kutmagan bo'lsangiz, lekin uni yozuv sifatida saqlashingiz kerak bo'lsa, uni saqlashga yuborishingiz kerak.
