Qog'ozli fayllar og'riq keltirishi mumkin, ayniqsa ular sizning stolingizga yig'ilganda. Yo'qotilgan qog'ozlar va kvitansiyalarni yaxshiroq boshqarish uchun, ochilmagan hujjatlaringizni saralashga harakat qiling. Keyin, fayllarni turli xil papkalarga ajratish uchun hujjatlar shkafi yoki tortmasidan foydalaning. Agar siz ofisdagi tartibsizlikni butunlay yo'q qilmoqchi bo'lsangiz, hujjatlaringizni kompyuterga, vikiga yoki boshqa bulutli tizimga yuklashingiz mumkin. Asosiy reja mavjud bo'lganda, siz ofisingizdagi ko'p turdagi fayllarni yaxshiroq boshqarishingiz mumkin!
Qadamlar
3 -usul 1: Hujjatlaringiz orqali filtrlash
Qadam 1. Hali foydalanayotganlardan alohida hujjatlar topshirilishi kerak
Hujjatlaringizni tartibga solishni boshlaganingizda, qo'yishga tayyor bo'lganlar uchun dasta va stolingizda qolishi kerak bo'lganlar uchun alohida qoziq tayyorlang. Hujjatlaringiz dastlabki tartiblash va topshirish jarayonidan keyin ham tartibli bo'lib qolishi uchun stolingiz uchun 2 uyali qog'oz tashkilotchisini oling. Hujjatlarni 1 -uyada saqlang va boshqasiga topshirishga tayyor bo'lsin.
Qadam 2. Hujjatlarni topshirish uchun har hafta bir kunni tanlang
Yangi hujjatlar savatining nazoratdan chiqishiga yo'l qo'ymang; Buning o'rniga, fayllaringizni saralash va tartibga solish uchun bir kun yoki 2 kun ajrating. Agar siz ish joyingizda ko'plab kvitansiyalar va hujjatlar bilan shug'ullanmasangiz, ishni bajarish uchun sizga atigi 1 kun kerak bo'lishi mumkin. Ammo, agar sizning ishingiz ko'p hujjatlarni talab qilsa, tartibsiz hujjatlarni tartibga solish uchun 2-3 kun ajratishingiz mumkin.
Fayllaringizni har hafta saralash tashkilot jarayonini ancha osonlashtiradi
3-qadam. Tartibsizlikka yo'l qo'ymaslik uchun barcha fayllaringizni o'chirish sanalari bilan belgilang
Yangi hujjat topshirishdan oldin har bir faylning sanasi va mazmunini diqqat bilan o'rganib chiqing. Agar hujjat davom etayotgan loyihaga yoki boshqa muammoga tegishli bo'lsa, faylning yuqori qismiga "bajarilmayapti" deb yozing. Agar qog'ozda tugallangan loyiha muhokama qilinsa, faylni "tugallangan" deb belgilang. Bundan tashqari, fayl kerak bo'lmaydigan vaqtni belgilang va hujjatni maydalash yoki qayta ishlash mumkin.
Agar siz fayllarni tezda skaner qilsangiz, bu belgilar to'g'ri faylni yanada samarali topishga yordam beradi
Qadam 4. Tegishli bo'lmagan hujjatlarni topshirish o'rniga ularni qayta ishlang
Har bir fayl sizning kabinetingiz yoki tortmasidan joy olishga loyiq deb o'ylamang. Buning o'rniga, keraksiz hujjatlarni axlat qutisiga qo'ying. Agar sizning fayllaringizda shaxsiy ma'lumotlar bo'lsa, hujjatlarni qayta ishlash o'rniga ularni maydalang.
Moliyaviy va hisob ma'lumotlari, ijtimoiy xavfsizlik raqamingiz yoki boshqa muhim ma'lumotlar bilan har qanday fayllarni maydalang
3 -usul 2: Saralash tizimini tanlash
Qadam 1. Fayllaringiz uchun jismoniy saqlash joyini tanlang
Ish joyingizning tartibini ko'rib chiqing va qaysi fayl tizimi yaxshiroq ishlashi haqida o'ylang. Agar sizning ofisingiz bo'lsa, katta hajmdagi hujjatlar shkafi yaxshi variant bo'lishi mumkin. Ammo, agar sizda kichikroq ish maydoni bo'lsa, unda tortma qutisi yoki axlat qutisi logistik jihatdan mantiqiyroq bo'lishi mumkin.
- Yangi saqlash tizimini sotib olayotganda, narxdan ko'ra sifatni birinchi o'ringa qo'yishga harakat qiling.
- Qabul qilish tizimidan qat'i nazar, maxfiy hujjatlarni xavfsiz papkaga joylashtiring.
Qadam 2. Agar fayllaringiz vaqtga sezgir bo'lsa, hujjatlaringizni sanalar bo'yicha joylashtiring
Sizning biznesingiz yoki ofisingiz uchun eng mantiqiy bo'lgan tashkiliy tizimni tanlang. Agar sizning ishingiz belgilangan muddatlarga to'g'ri kelsa, oxirgi sanasi ko'rsatilgan papkalarga buyurtma berishga harakat qiling. Kunlar o'tishi bilan, fayllar shkafi yoki tortmasining old qismiga yangi papkalar va fayllarni qo'shishni davom eting.
- Siz, masalan, kunlar, haftalar yoki oylar uchun alohida fayllarga ega bo'lishingiz mumkin.
- Masalan, agar siz soliq bo'yicha maslahatchi sifatida ishlasangiz, mijozlar hujjatlarini sanaga ko'ra topshirish maqsadga muvofiq bo'ladi.
- Ushbu tizim vaqtni sezgir materiallar bilan ishlaydigan odamlar uchun yaxshi ishlaydi.
Qadam 3. Agar siz xronologik fayllar bilan ishlasangiz, taqvimga asoslangan saralash tizimini loyihalashtiring
Agar siz ofisingizdagi katta hajmdagi fayllar bilan ishlasangiz, shkaf va tortmalaringizga "tickler" fayl tizimini qo'shib ko'ring. Taqvimga o'xshab, "tickler" tizimi har oyni ko'rsatish uchun 12 ta katta papkadan foydalanadi, oyning har kuni uchun har bir katta papkaga 28-31 ta ichki jildlar hamroh bo'ladi. Agar sanaga yo'naltirilgan ishingiz bo'lsa, ushbu usuldan foydalanishga harakat qiling.
- Misol uchun, agar siz eksport kompaniyasida ishlasangiz, fayllaringizni umumiy toifalar o'rniga oy va sana bo'yicha saralash osonroq bo'lishi mumkin.
- Bu tizim rang kodlashdan farqli o'laroq, aniq, raqamli tashkilotni afzal ko'rgan shaxslar uchun yaxshiroqdir.
4 -qadam. Agar siz hujjatlaringizni toifalarga ajratmoqchi bo'lsangiz, fayllaringizni mavzu bo'yicha saralang
Jildlaringiz uchun turli toifalarni tanlang, so'ngra ularni muvofiqligi bo'yicha buyurtma qiling. Shkafni yoki tortmani joylashtirayotganda, eng muhim va ahamiyatli papkalarni old tomoniga joylashtiring. Shuni yodda tutgan holda fayllaringizni tartiblashni davom ettiring, shunda siz muhim hujjatlarga oson kira olasiz.
Masalan, agar siz kompaniyaning moliyaviy maslahatchisi bo'lsangiz, hujjatlarni "investitsiyalar", "ish haqi" va "soliqlar" kabi ahamiyatliligi va ahamiyatliligi bo'yicha saralash mantiqan to'g'ri bo'ladi
Qadam 5. Fayllaringiz uchun keng toifali nomlarni tanlang
Jildlar uchun juda uzun, aniq belgilar ishlatmang. Buning o'rniga, umumiy, inklyuziv yorliqlarni tanlashga harakat qiling, shunda keyinchalik yangi fayllarni saralash qiyin bo'lmaydi. Agar siz aniqroq fayl tizimini yaratmoqchi bo'lsangiz, umumiyroq fayl tizimiga pastki papkalarni qo'shib ko'ring.
Masalan, "3 -aprel uchun xarajatlar hisoboti" umumiy papka uchun yaxshi toifaga kirmaydi, chunki bu juda aniq. Buning o'rniga, papkani "Xarajatlar hisoboti" deb belgilang, bu ancha ochiq
Maslahat:
Yorliq ishlab chiqaruvchilar - bu sizning fayllaringizni toifalarga ajratishning oson va samarali usuli.
Qadam 6. Vizual jozibali tizim yaratish uchun hujjatlaringizni rangli kod bilan yozing
Turli xil rangdagi fayl papkalari va yorliqlariga sarmoya kiriting. Keyin, fayllar turkumini har xil papka va yorliq ranglariga belgilang, shunda siz fayl tizimini izchil saqlashingiz mumkin. Shkaflar va tortmalarda bir xil ranglar va toifalardan foydalanishga harakat qiling, shunda siz har xil fayllarga tez va samarali kira olasiz.
- Masalan, sariq papkalarni elektron pochta orqali yozishmalar, soliq bilan bog'liq shakllar uchun qizil va ish haqi uchun yashil papkalarni belgilang.
- Rang sxemalari va eslab qolish oson bo'lgan teglardan foydalanishga harakat qiling. Masalan, yashil rang moliyaviy shakllar uchun ajoyib rang belgisi bo'lishi mumkin, chunki yashil rang ko'pincha pul bilan bog'liq.
- Bu tizim vizual o'rganuvchilar uchun eng yaxshisidir.
3 -dan 3 -usul: raqamli yondashuv
Qadam 1. Raqamli saqlash uchun qog'oz fayllaringizni skanerlang
Har safar kabinetingizga yoki tortmasiga yangi fayl qo'shsangiz, skanerdan foydalanib, faylning raqamli versiyasini kompyuteringizga yuklang. Agar siz faylga tezda kirishni xohlasangiz, ish stoli kompyuteringizda bir nechta papkalarni ko'rib chiqishdan ko'ra tezroq va osonroq qidirasiz. Agar sizning barcha fayl tizimingiz qog'ozga asoslangan bo'lsa, raqamli zaxira nusxasini yaratish uchun fayllaringizni skanerlang va yuklang.
- Agar sizda raqamli topshirish tizimi bo'lmasa, asabiylashmang! Fayllaringizni bir vaqtning o'zida 1 ta papkani skanerlang va yuklang.
- Bundan tashqari, telefonning ba'zi ilovalari yordamida fayllarni skanerlashingiz mumkin.
Qadam 2. Barcha fayllaringiz uchun izchil nomlarni tanlang
Raqamli hujjatlar uchun qidiruv va kirish oson bo'lgan yorliqlarni tanlang. Ideal holda, ushbu fayllarni sana yoki familiya kabi izchil ravishda kuzatib borishga harakat qiling, chunki bu ularni saralashni osonlashtiradi. Agar kerak bo'lsa, fayllaringiz sarlavhasida tegishli joylarni, ma'lumotlar to'plamini yoki versiya raqamlarini kiriting.
- Fayl sarlavhalarida maxsus belgilarni ishlatmang, chunki kompyuterlar ularni to'g'ri qayta ishlay olmaydi.
- Masalan, 2003 yil 24 -noyabr kabi ma'lum bir sanaga havola qilishda hujjatingizni 20031124 deb belgilang.
Qadam 3. Raqamli fayllaringizni papkalar va pastki papkalar bilan saralash
Hujjatlar kabinetiga o'xshab, skaner qilingan hujjatlarni saqlash va tartibga solish uchun turli xil raqamli papkalardan foydalaning. Ish stolida yuklangan fayllarga tegishli bir nechta papkalarni yarating va belgilang. Agar siz aniqroq toifalarni ishlatmoqchi bo'lsangiz, har bir kattaroq papkada bir nechta pastki papkalarni yarating. O'zingizga mos keladigan tizimni topmaguningizcha, raqamli papkalar bilan ishlashni davom ettiring!
Masalan, agar sizda "Soliqlar" deb nomlangan papkangiz bo'lsa, siz turli yillar uchun bir nechta ichki papkalarni yaratishingiz mumkin
Qadam 4. Hujjatlaringizni vikiga yuklang, shunda ularga ko'p odamlar kira oladi
Agar sizning ish joyingiz ko'proq hamkorlik qilsa, hamkasblaringiz va rahbarlaringiz kira oladigan onlayn viki yarating. Viki -ga kirgandan so'ng, "faylni yuklash" tugmachasini ochish uchun "asboblar qutisi" bo'limidan foydalaning. Bu funksiya yordamida siz yangi yuklagan hujjatingizni endi ko'rishi va faylga kira oladigan turli odamlarga havola qilishingiz mumkin.
Shuni yodda tutingki, har kim vikidagi fayllarni tahrir qilishi mumkin
Qadam 5. Hujjatlarni yo'lda topshirish uchun bulutga asoslangan dasturlardan foydalaning
Kompyuterda ham, mobil qurilmalarda ham ishlaydigan ilovani yoki boshqa raqamli xizmatni yuklab oling. Fayllaringizni bir joyda saqlash uchun, ushbu xizmatdan foydalanib, fayllaringizni rasmlarini yuklang, shunda ular bulutga asoslangan dasturda saqlanishi mumkin. Ba'zi dasturlar bepul bo'lsa -da, ko'proq joy olish uchun pul to'lash kerak bo'ladi.
