Xotira yoki memorandum - bu ma'lum bir auditoriyaga biror narsa haqida xabar berish uchun mo'ljallangan xabar. Xotiralar - bu umumiy ofis hujjati, shuning uchun ular turli mavzularni qamrab olishi va qog'oz nusxalarida, faks yoki elektron pochta orqali tarqatilishi mumkin. Umuman olganda, sizning xatingizning rasmiyligi siz ishlayotgan tashkilotga va mavzuning huquqiy tabiatiga bog'liq. Binolarni rekonstruktsiya qilish to'g'risidagi eslatma odatda ijarachilarga, ishchilarga, egalariga yoki ishchilarga ularning atrof -muhitiga ta'sir qiladigan zarur ta'mirlash haqida aytib berishdan iborat. Binolarni ta'mirlash to'g'risida eslatma yozishni bilib oling.
Qadamlar
Qadam 1. Oldingi memorandumlarning nusxalarini talab qiling
O'tgan xabarlar misollarini ko'rib, siz tashkilotingizning ohangini va rasmiyligini his qilishingiz mumkin. Boshligingizdan faqat o'zlariga ma'qul bo'lgan namunalarni berishni so'rang.
2 -qadam. Ushbu eslatmadan ta'sirlanganlar uchun aloqa ma'lumotlarining nusxalarini oling
Siz har bir partiyaga nusxasini yuborishingiz kerak bo'ladi va barcha kerakli manzillar yoki elektron pochta xabarlarini olish uchun bir necha kun yoki hafta kerak bo'ladi.
3 -qadam. Binoni ta'mirlash zarurligini isbotlash uchun zarur bo'lgan barcha faktlarni to'plang
Agar uy -joy yoki kvartira boshqarmasi ta'mirlash ishlarini ma'qullagan bo'lsa, iltimos, uning nusxasini so'rang, shunda uni so'rash yoki tarqatish mumkin bo'ladi. Ta'mirlash qanchalik katta bo'lsa, sizga ko'proq dalillar kerak bo'ladi.
Qadam 4. Belgilangan muddatlarni belgilang
Katta ta'mirlar uchun siz kerakli joylarni joylashtirishlari uchun eslatmani oldindan jo'natishingiz mumkin. Agar ta'mirlash oxirgi daqiqada bo'lsa, uning sodir bo'lish sanasi va vaqtini, shu jumladan odamlarning turar joylarini joylashtirish vaqtini belgilang.
5 -qadam. Yozuvingizning konturini yozing
Har qanday biznes yozuvi o'quvchini biror narsaga ishontirish uchun ishlatiladi. Sarlavhalar ostida eslatma mavzusi, tavsifi, muddati va sanalari, isboti va kuzatuv ma'lumotlari uchun aloqa ma'lumotlarini o'z ichiga olgan qoralama tuzing.
Qadam 6. Xotirangizni tuzing
Agar kompaniya nomi ostida yozilgan eslatma bo'lsa, kompaniyaning logotipi va tuzilmasidan foydalaning. Eslatmani formatlash bo'yicha ko'rsatmalar quyidagilar:
- Qabul qiluvchining ismini matnni qayta ishlash hujjatining yuqori chap burchagiga qo'ying. Bu umumiy yoki o'ziga xos ism bo'lishi mumkin, lekin uni osongina tanib olish kerak, shuning uchun odam binoni ta'mirlash to'g'risidagi eslatmani ular bilan bog'liqligini biladi.
- Keyin, eslatmani yozayotgan odamni, odamlarni yoki kompaniyani kiriting. Agar siz bo'lim yoki kompaniya uchun eslatma yozayotgan bo'lsangiz, eslatmani boshqa birovning nomiga yuborishdan oldin sizdan rozilik so'rashingiz kerak bo'ladi.
- Quyidagi sanani joylashtiring. Eslatmalar juda tez tayyorlanishi kerak, chunki ular odatda kimdirdan biror narsani o'z vaqtida xabardor qilishni so'raydi.
- Mumkin bo'lgan eng yaxshi tavsiflovchi so'zlardan foydalangan holda, binoni rekonstruksiya qilish to'g'risidagi eslatmani yozing. Masalan, "Mavzu: Binolarni rekonstruksiya qilish" yozishning o'rniga "Liftni ta'mirlash, 30 avgust soat 6:00 dan 8:00 gacha" deb yozing.
- Xabarning asosiy qismini yozing. Maqsadni yozing, nima uchun ta'mirlash kerak, nima uchun ta'mirlash o'quvchiga foyda keltiradi va qurilish dalillari yoki xavfsizlik masalalari kabi kerakli dalil. To'g'ridan -to'g'ri gapirish; Xabaringizni qo'llab -quvvatlamaydigan yozuvlarni qo'shmaslikka harakat qiling.
7 -qadam. Agar kerak bo'lsa, o'q nuqtalarini yoki ro'yxatlarini qo'shing
Odamlar matn bloklari bo'lmagan eslatmalarni o'qish ehtimoli ko'proq. Eslatmalar juda norasmiy bo'lgani uchun, siz yangilangan muddat yoki maqsadning ma'lum bir qismini ajratib ko'rsatish uchun markerlar ro'yxatini tuzishingiz yoki qalin matndan foydalanishingiz mumkin.
Qadam 8. Yozuvingizni 1 sahifaga o'zgartiring
Agar siz ko'p odamlarga eslatma yuborsangiz, ular o'qishini ta'minlashning eng yaxshi usuli - bu uni qisqa saqlash. Agar bu juda uzun bo'lsa va maqsad darhol aniq bo'lmasa, ular bo'sh vaqt bo'lmaguncha qo'yib yuborishlari mumkin.
Bu qonuniy memorandumga va qurilish hisobotlari yoki boshqaruv kengashining takliflarini o'z ichiga olgan ba'zi kompaniyalar eslatmalariga to'g'ri kelmaydi. Tomoshabinlar qancha vaqt kutayotganini bilishingizga ishonch hosil qiling
Qadam 9. Orfografik va grammatik xatolar uchun eslatmani isbotlang
Agar sizning yozish qobiliyatingiz kuchli bo'lmasa, uni tahrir qila oladigan rahbar yoki hamkasbingizga bering.
10 -qadam. Xatni imzolang
Tasdiqlanganidan so'ng, siz uni rasmiylashtirish uchun imzo va sanani yozishni xohlaysiz. Yozuvning pastki qismiga sizning aloqa ma'lumotlarini va savollarini yuborishi mumkin bo'lgan har qanday odamning aloqa ma'lumotlarini kiriting.
11 -qadam. Zarur qo'shimchalarni qo'shing
Har bir kontakt uchun eslatma va qo'shimchalarning nusxalarini chop eting. Yuborishdan oldin ularni eslatmaga mahkamlang.
12 -qadam. Yozuvingizni o'z vaqtida topshiring
Ta'mirlash vaqtida odamlarga rejalar tuzish uchun vaqt kerak bo'ladi, shuning uchun ular e'lon qilinganda ularga ma'lumot berishga harakat qiling.
