To'g'ri ishlaydigan ofis uchun ishlaydigan hujjatlar tizimidan ko'ra bir nechta narsa muhimroq. Siz fayllarga faqat siz kirasizmi yoki siz xodimlar bilan bo'lishasizmi, siz tanlagan hujjatlar tizimi har bir kishi qidirayotgan narsasini topishi uchun tartibga solinishi kerak. Agar hujjatlarni topshirish tizimini ishlatish qiyin bo'lsa, siz ularni fayllarda yo'qolib ketishidan qo'rqib, qog'ozga osib qo'yasiz va tez orada sizning dasturingizni qoplagan qog'ozlar bo'ladi.
Qadamlar
Qadam 1. Ariza berish tizimi to'g'risida qaror qabul qiling
Nima bo'lishidan qat'iy nazar, bu mantiqiy bo'lishi kerak, shuning uchun siz har bir qog'oz parchasi qaerdaligini aniq bilib olasiz. Sizning variantlaringiz:
- Alifbo tartibida. Bu tizim sizning fayllaringizning ko'pchiligi mijozlar, bemorlar yoki mijozlarning ismlari bo'lganida eng yaxshisidir.
- Mavzu yoki toifalar: Ko'pgina fayl tizimlari mavzu yoki toifalar bo'yicha tuzilgan bo'lib, ular to'g'ri sozlanganida yaxshi ishlaydi, lekin bo'lmasa ham eng chalkash bo'lishi mumkin.
- Raqamli/xronologik. Bu sizning fayllaringiz asosan raqamlangan yoki eskirgan materiallardan, masalan, sotib olish buyurtmalari yoki kvitansiyalardan iborat bo'lsa yaxshi bo'ladi.
Qadam 2. Fayl qutilarini osilgan papkalar bilan to'ldiring
Osiladigan papkalar hech qachon olib tashlanmaydi, siz tortmasidan olib tashlaydigan manila konvertlari uchun joy ushlagichi vazifasini bajarasiz.
Qadam 3. Hujjatlaringizni toifalar bo'yicha qoziqlarga saralang
Agar qoziq bir -ikki dyuymdan oshsa, uni kichik toifalarga bo'ling. Agar qoziq juda nozik bo'lsa, uni boshqa qoziq bilan birlashtirib, uning nomini o'zgartiring. Qoziqlarning nomlari har bir qog'oz parchasi qaysi qoziqqa tushishini aniqlashni osonlashtirishi kerak.
Qadam 4. Har bir qoziqni manila papkasiga joylashtiring va uni aniq belgilang
Fayllar yanada toza ko'rinishga ega bo'lishi uchun, ular bir -biridan farqli o'laroq, markazida joylashgan yorliqli papkalarni ishlatish yaxshiroqdir.
Qadam 5. Manila papkalarini osilgan papkalarga joylashtiring
Ko'pgina fayllar uchun oddiy osilgan papkalar ishlaydi, lekin qalin fayllar yoki pastki toifalarga bo'linishi kerak bo'lgan fayllar uchun pastki qismdagi kataloglardan foydalaning. Siz xohlagan papkalarga buyurtma berishingiz mumkin, lekin ko'pchilik bu vaqtda alifbo tizimidan foydalanadi.
Qadam 6. osilgan papkalarni manila papkalari bilan bir xil nom bilan belgilang
Agar siz yonma -yon fayl shkafidan foydalanmasangiz, barcha plastik yorliqlarni papkaning chap tomoniga qo'ying. Oynani olddan orqaga emas, ochganingizda chapdan o'ngga ishlaydigan lateral fayllar uchun yorliqlarni o'ng tomonga joylashtiring.
Qadam 7. Fayllar yaqinida osilgan va manila papkalarini joylashtiring, shunda siz o'zingizni mavjud papkaga tegishli bo'lmagan qog'ozni topsangiz, papkani osongina qo'shishingiz mumkin
Juda qalin yoki juda nozik papkalardan saqlaning. Agar siz yana toifalarga ajratishga qaror qilsangiz, papkalarni qayta belgilashingiz va hujjatlarni qayta tarqatishingiz mumkin.
Qadam 8. Yil oxirida barcha papkalarni olib tashlang, yangi manila papkalarini bir xil toifadagi nomlar bilan belgilang va ularni fayllarga joylashtiring
Eski papkalarni ko'rib chiqing va joriy fayllarga biror narsa o'tkazish kerakligini tekshiring va qolganini arxivingizga joylashtiring.
Maslahatlar
Siz o'z fayllaringizni rang-barang qilish, kompyuter yorlig'ini chop etish yoki fayllaringizni yanada jozibali qilish vasvasasiga tushib qolishingiz mumkin. Ammo, agar siz bitta papkani qo'shish kabi o'zgartirish kiritishingiz kerak bo'lsa, siz to'g'ri rangli papkalardan chiqib ketganingizni yoki fayl yorlig'ini qo'lda yozishingiz kerak bo'lsa, baxtsiz bo'lasiz. Hamma narsani oddiy saqlash yaxshidir
Ogohlantirishlar
- Hech qachon tasnif qila olmaydigan narsalar uchun turli xil qoziqlar yaratmang, chunki hamma narsa shu erda tugaydi.
- Hujjat topshirish tizimini o'rnatganingizdan so'ng, siz hujjatlar topshirishingizni davom ettirishingiz kerak. Ish stolidan qog'oz olish va ularni topshirish uchun har kuni vaqt ajrating. Fayllaringizga chuqur savat qo'yish vasvasasiga qarshi turing, chunki siz uni to'ldirasiz va u boshqa faylga aylanadi.
