Alifbo tartibida topshirish - bu shaxsiy va biznes fayllaringizni tezda saqlash, kirish va boshqarishga imkon beradigan hujjatlarni tartibga solishning asosiy usuli
Hayotingizda alifbo tartibida yozishni amalga oshirish orqali siz barcha hujjatlar himoyalanganligini va tayyor bo'lishini ta'minlaysiz. Aqlli topshirish tizimini saqlab qolish uchun ingliz tilida alifbo tartibida hujjat topshirish bo'yicha ko'plab qoidalar mavjud. Yaxshiyamki, yangi hujjatlar bilan ishlashni boshlash juda oson, lekin agar qayta tashkil etish zarur bo'lsa, o'zgartirish qiyin emas!
Qadamlar
2 -qismning 1 -qismi: Alifbo tartibida topshirish
Qadam 1. Siz foydalanadigan alifbo tizimi to'g'risida qaror qabul qiling
Hatto alifbo tartibidagi kabi sodda ko'rinadigan narsa ham tanlash uchun bir nechta variantni taklif qiladi. Siz bitta tizimni tanlashingiz va uni izchil ishlatishingiz muhim.
- Harflarni harflar bilan to'ldirish har bir so'zdagi har bir harfni tashqi ko'rinishi tartibida ko'rib chiqadi va so'zlar orasidagi bo'shliqlarga e'tibor bermaydi.
- So'zma-so'z topshirish ketma-ket har bir so'zning birinchi harfiga asoslangan elementlarga buyurtma beradi.
- Birma-bir topshirishda har bir so'z, qisqartma va boshlang'ich elementlar hisobga olinadi. Umuman olganda, birlik-birlik tizimi tavsiya etiladi.
2 -qadam. Elementlarni guruhlash
Barcha kerakli fayllarni olgandan so'ng, fayllarni qanday guruhlash kerakligini hal qiling. Siz lug'at formatini tanlashingiz mumkin, bunda barcha fayllar bir xil alifbo tartibida joylashtiriladi, fayl turiga yoki tarkibidagi narsalarga qaramasdan. Siz shuningdek entsiklopediya formatidan foydalanishingiz mumkin, bunda elementlar turi yoki mavzusi bo'yicha guruhlanadi, so'ngra har bir guruh alifbo tartibida joylashtiriladi.
Agar sizda har xil turdagi fayllar (retseptlar, soliq kvitansiyalari, xatlar va boshqalar) bo'lsa, u holda ensiklopediya formatidan foydalanish foydali bo'ladi. Avval elementlarni turiga qarab guruhlang, so'ngra har bir guruhdagi narsalarni alifbo tartibida tartiblang. Guruhlarni ajratuvchi yoki rang kodlash yordamida ajratib turing
Qadam 3. Fayllaringizni indekslang
Indekslash - bu sarlavhaning har bir qismini to'g'ri birlikda joylashtirish usuli. Elementlarni topshirishdan oldin ularni indekslash uchun siz har bir element nomining elementlarini qismlarga ajratishingiz va standart alifbodan farq qilishi mumkin bo'lgan yangi alifbo harfini yaratishingiz kerak. Masalan:
- Faraz qilaylik, sizda indeks va fayllar bor: aardvarklar haqidagi "Aardvarksning tungi ovqatlanishi" sarlavhali maqola, aardvark bo'yicha taniqli mutaxassis Jeyn A. Doening tarjimai holi va Detroyt hayvonot bog'ining aardvark ko'rgazmasining reklama risolasi.
- Jeyn A. Doening tarjimai holi "Doe, Jeyn A." deb indekslanadi, chunki arizada familiyalar birinchi o'rinda turadi. U "D" harfi ostida yoziladi.
- Agar siz lug'at uslubidagi guruhlashni tanlasangiz, "Aardvarksni tungi ovqatlantirish" maqolasini xuddi shu tarzda indekslash mumkin. U "N" harfi ostida yozilishi mumkin ("tungi" uchun), bu guruh yordamida.
- Shu bilan bir qatorda, siz "Aardvarksning tungi ovqatlanishi" ni "Aardvarks, tungi ovqatlanish" sifatida belgilashingiz mumkin. Agar siz faqat aardvarks bilan bog'liq narsalarni to'plamasdan, entsiklopediya uslubidagi guruhlardan foydalansangiz, bu mantiqiy bo'lardi. Keyin element "A" harfi ostida joylashtiriladi.
- Rag'batlantiruvchi broshyurani "Aardvarks, eksponatlar (Detroyt hayvonot bog'i)" deb indekslash mumkin. Agar siz aardvark eksponatlarida bir nechta materiallarga ega bo'lishni kutsangiz, bu mantiqan to'g'ri bo'lar edi, masalan, sizda "Aardvarks, eksponatlar (Toledo) deb indekslanadigan boshqa element bo'lishi mumkin. Hayvonot bog'i).
- Shu bilan bir qatorda, reklama broshyurasini "Detroyt hayvonot bog'i (Aardvark ko'rgazmasi)" deb indekslash mumkin. Agar siz Detroyt hayvonot bog'iga tegishli bir nechta narsalarga ega bo'lishni xohlasangiz yoki ob'ektlarni fayllar uchun fayllar uchun ensiklopediya uslubida guruhlashni xohlasangiz, bu mantiqiy bo'lishi mumkin. geografik joylashuvi.
Qadam 4. Fayllarni indekslangan nomiga ko'ra alifbo tartibida buyurtma qiling
Alifbo tartibida hujjat topshirishning umumiy qoidasi - elementlarni A (birinchi) dan Z (oxirgi) gacha tartibda joylashtirish. Alohida narsalarni ajratish va buyurtma qilish uchun tobora ko'proq aniq ma'lumotlardan foydalaning. Masalan; misol uchun:
- Avvalgi qadamdagi indekslangan fayllaringiz tartibi (siz foydalanadigan tizimga qarab) bo'lishi mumkin: "Doe, Jeyn A.", "Detroyt hayvonot bog'i (Aardvark ko'rgazmasi)" va "Aardvarksni tungi ovqatlantirish" yoki "Aardvarks, eksponatlar (Detroyt hayvonot bog'i), "Aardvarks, tungi ovqatlanish" va "Doe, Jeyn A."
- "Wallaby" uchun fayl "Emu" faylidan keyin keladi. "Kanguru" uchun fayl o'rtada bo'ladi va "Aardvark" uchun fayl "Bear" va "Emu" uchun biridan oldin keladi. Bu sizga quyidagi fayl tartibini beradi: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kanguru", "Wallaby".
- Agar siz "Anteater" uchun fayl qo'shsangiz, u "Aardvark" fayllaridan keyin keladi. Ikkalasi ham "A" harfi bilan boshlanganligi sababli, siz tartibni aniqlash uchun har bir so'zning ikkinchi harfiga ("N" va "A" navbati bilan) qarashingiz, so'ngra shu asosda fayllarni tartibga solishingiz kerak. Yangi tartib: "Aardvark", "Chumolilar", "Ayiq", "Emu", "Kenguru", "Uollabi" bo'ladi.
Qadam 5. Fayl papkalarini belgilang
Elementlarning joylashishini aniqlashni osonlashtirish uchun har bir fayl papkasini o'z ichiga olgan element (lar) ning tegishli indekslangan nomi bilan belgilang. Bu, shuningdek, yangi fayllarni to'g'ri tartibda kiritishni osonlashtiradi.
- Elementlarni ular uchun belgilangan papkaga joylashtiring.
- Bundan tashqari, fayllarning rangini kodlash qulay bo'lishi uchun foydali bo'lishi mumkin. Masalan, agar siz ensiklopediya uslubidagi guruhlardan foydalansangiz, har bir guruhga alohida rang bering va har bir guruhdagi har bir element/faylni o'ziga xos rang bilan belgilang.
Qadam 6. Indekslash va topshirish tizimini hujjatlashtirish
Qanday bo'lmasin, indekslash va topshirish tizimiga mos keling. Fayllarga kirish huquqiga ega bo'lgan har bir kishi tizim haqida xabardor bo'lishiga ishonch hosil qiling. Masalan, siz topshirish tizimi qoidalarini batafsil bayon qiladigan hujjatni yaratishingiz va ulashishingiz mumkin. Bu har kimga hujjat topshirish tizimidan samarali foydalanish imkoniyatini beradi.
Qadam 7. Yangi elementlarni to'g'ri joylashtiring
Fayllarni kabinetga indekslangan nomlar va alifbo tartibida, siz foydalanadigan tizimga muvofiq joylashtiring. Yangi fayllarni to'g'ri joyga qo'yish uchun joriy fayllarni kerak bo'lganda siljiting.
2 -qismning 2 -qismi: Maxsus holatlar bilan shug'ullanish
Qadam 1. Fayllarni muhim muddat ostida yozing
Ba'zan, sarlavha yoki nomdagi so'zlar paydo bo'lish tartibidan qat'i nazar, elementlarni kalit so'zlar asosida topshirish mantiqan to'g'ri keladi. Bu faylni eng mantiqiy atama yordamida indekslash va joylashtirishni ta'minlaydi. Masalan; misol uchun
"Chikago birinchi banki" indekslanishi va "Chikago, birinchi bank" sifatida topshirilishi mumkin. "Chikago" bu yozuvda "birinchi" yoki "bank" emas, balki asosiy atama, ayniqsa, agar sizda "Tulsa birinchi banki" yoki "Chikago banki va trast" kabi o'xshash nomlar bo'lishi mumkin bo'lsa
2 -qadam. Ismlarni familiyasi bo'yicha buyurtma qiling
Hujjat topshirishning standart standartlari birinchi navbatda shaxslarni familiyasi bo'yicha indekslashni tavsiya qiladi, chunki familiya muhim atama hisoblanadi.
- Shunday qilib, "Jeyn A. Doe" indekslanadi va "Doe, Jeyn A." sifatida topshiriladi.
- Oxiriga unvonlarni qo'ying (doktor, xonim, mayor va boshqalar). “Doktor Masalan, Jeyn A. Doe "indeksi indekslanadi va" Doe, Jeyn A., doktor "sifatida topshiriladi.
- Umuman olganda, buyurtma nomlari harflar bo'yicha yoziladi. Masalan, "MacDonald" "McDonald" dan oldin keladi. Xuddi shunday, "D", "L", "Le", "de" va boshqalar alohida birliklar emas, balki ismning bir qismi sifatida qaraladi. Masalan, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" va "Wolfe" fayllarini buyurtma qiling (va "L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" kabi EMAS).
- Ismlar haqidagi ushbu qoidalarga odatiy istisno - bu shaxsning ismi korxona yoki tashkilot nomining bir qismini tashkil etishi. Bunday hollarda, shaxsning ismini korxona nomidagi birliklar sifatida ko'rib chiqing. Masalan, "Jane A. Doe zararkunandalariga qarshi kurash" jildiga kiritiladi va "Doe, Jane A. Zararkunandalarga qarshi kurash" deb indekslanmaydi.
3 -qadam. Maqolalar, birikmalar va old qo'shimchalarga e'tibor bermang
Maqolalar (masalan, "a", "an" va "the"), birikmalar (masalan, "va", "lekin" va "yoki") va predloglar (masalan, "for", "of" va "In") odatda alifbo tartibida indekslash va topshirishda o'tkazib yuboriladi, chunki ular muhim atamalar hisoblanmaydi. Hatto ular ob'ekt nomining boshini tashkil qilganda ham shunday bo'ladi. Masalan; misol uchun:
- "Emu oziqlantirish amaliyotini tekshirish" "a" uchun "a" emas, balki "emu" (bu element sarlavhasidagi muhim so'z) uchun "E" ostida topshiriladi.
- "Doe va Smit zararkunandalariga qarshi kurash" "Doe, Jeyn A." dan keyin topshiriladi. Ikkala indekslangan ism ham "Doe" so'zi bilan boshlanadi, shuning uchun siz fayl tartibini aniqlash uchun har birining navbatdagi muhim atamasiga o'tasiz ("Smit" va "Jeyn"). "Va" so'ziga e'tibor bermang, chunki bu muhim emas.
4 -qadam. Qisqartmalarni xuddi yozilganidek muomala qiling
Ob'ektlarni indekslash va topshirishda siz "Mfg" kabi qisqartmalarga duch kelishingiz mumkin. ("Ishlab chiqarish" uchun) yoki "Inc." ("Birlashtirilgan" uchun). Odatda, siz elementlarni harflar qatori sifatida emas, balki bu qisqartmalar yozilgandek indekslashingiz va fayllarni yozishingiz kerak.
Masalan, "Jane A. Doe Mining Company" "Jane A. Doe Mfg" dan keyin topshiriladi
5 -qadam. Odatda raqamlarni yozing
Elementlarni alifbo tartibida topshirishda siz ularning sarlavhasida raqamlarni uchratishingiz mumkin. Umuman olganda, fayl raqamlari ular yozilganidek emas, balki odatda. Raqamlar xatlar oldidan ham yoziladi.
- Masalan, "3M kompaniyasi" "100 ta buyuk biznes g'oyalari" dan oldin topshiriladi (chunki "3" "100" dan oldin keladi).
- "Buyuk biznes g'oyalari" va "Buyuk biznes rahbarlari" "100 ta buyuk biznes g'oyalari" dan keyin qo'yiladi, chunki raqamlar harflar oldida joylashtirilgan.
- Allaqachon yozilgan raqamlar raqamlar emas, so'zlar sifatida qaraladi. Masalan, "100 ta buyuk biznes etakchilari", "Buyuk biznes g'oyalari" va "Ikki yuz buyuk biznes g'oyalari" fayllari shu tartibda.
- Agar bu sizning topshirish maqsadlaringizga xizmat qilsa, siz istisno qilishingiz va har doim raqamlar yozilgandek fayllarni topshirishingiz mumkin.
Qadam 6. Har qanday maxsus belgilar bilan shug'ullaning
Elementlarni indeksatsiya qilish va topshirishda duch keladigan alifbo bo'lmagan yoki raqamsiz belgilarni hisobga olish kerak. Biroq, bu belgilar bilan nima qilish kerakligi ularning turiga bog'liq:
- Ob'ektlarni indekslash va topshirishda tinish belgilari (masalan, apostrof, nuqta va vergul) e'tiborga olinmaydi. Masalan, "Vashingtondagi eng yaxshi qahva" va "Vashington shtati yarmarkasi" ni shu tartibda joylashtiring.
- Diakritiklar diakritik belgisiz tegishli harf sifatida qabul qilinadi. Masalan, "Ekler" faylini "Ekler", "Uber" ni "Uber" deb nomlang. Istisno shundaki, siz diakritikadan foydalanadigan tilning alifbosi bo'yicha hujjat topshirayotgan bo'lsangiz, u holda siz o'sha tilning oddiy alifbo tartibiga rioya qilishingiz kerak.
Qadam 7. Zarur bo'lganda "hech narsadan oldin hech narsa" umumiy qoidasini qo'llang
Odatda, bo'sh joylar (shu jumladan tinish belgilari va o'tkazib yuborilgan boshqa elementlar) alifbo tartibida topshirilganda e'tiborga olinmaydi. Agar sizda xuddi shunday boshlangan narsalar bo'lsa, ariza berish tartibini aniqlash uchun bo'sh joy yoki "hech narsadan oldin hech narsa" qoidasidan foydalaning.
- Masalan, "Shimoli -Sharqiy Bank", "Shimoli -Sharqiy Ishlab chiqarish" va "Shimoli -Sharqiy Bank" ni shu tartibda joylashtiring.
- Xuddi shunday, "Doe, Jeyn A." "Doe, Jeyn A., doktor" dan oldin topshiriladi.
Qadam 8. Agar kerak bo'lsa, fayllarni batafsil ma'lumot bilan ajrating
Kamdan kam hollarda fayllarning tartibini aniqlash uchun alifbo ma'lumoti etarli emas. Bunday hollarda, siz ob'ektlarni indekslash va buyurtma qilish uchun qo'shimcha ma'lumotlardan foydalanishingiz kerak. Fayllarni ajratib olish uchun ushbu qo'shimcha ma'lumotlarni tegishli fayllarga belgilang. Masalan; misol uchun:
- Agar sizda Jeyn A. Doe ismli ikki xil odamga tegishli buyumlar bo'lsa, ularni tug'ilgan sanasi bo'yicha buyurtma qilishingiz mumkin edi. "Doe, Jeyn A. (1853 y.)" Fayli "Doe, Jeyn A. (1967 y.) Faylidan oldin keladi.
- Agar siz ajratish kerak bo'lsa, siz geografiya bo'yicha narsalarni buyurtma qilishingiz mumkin. Agar sizda uch xil bankdagi fayllar uch xil joyda bo'lsa va har bir bank "Birinchi Birlashgan Bank va Trast" deb nomlansa, ularni alfavit bo'yicha "Birinchi Birlashgan Bank va Trast (Jorjiya)", "Birinchi Yunayted Bank va Trust (Oklahoma) va "First United Bank and Trust (Janubiy Dakota)."
- Xuddi shunday, agar sizda ikkita ayiq yoki ayiq turiga tegishli buyumlar bo'lsa, ularni turlarga, geografik joylashuvga va boshqalarga qarab ajratib olar edingiz. Masalan, sizda "Ayiq, jigarrang" va "Ayiq, Grizli" fayllari bo'lishi mumkin (tartibda) yoki "Bears (Evropa)" va "Bears (Shimoliy Amerika)" fayllari (shu tartibda).
Qadam 9. Istisno va maxsus qoidalarni e'lon qiling
Sizning fayllaringizdan foydalanadigan har bir kishi, sizning tizimingizga kiritilgan standart ko'rsatmalardan istisnolar haqida bilishiga ishonch hosil qiling. Bu har bir kishi topshirish tizimidan to'g'ri va samarali foydalanishini ta'minlashga yordam beradi.
